Zakup sprzętu – powtarzalny proces czy nowe wyzwanie za każdym razem? – FlowBoard – A helping hand in routine back-office tasks

Zakup sprzętu - powtarzalny proces
czy nowe wyzwanie za każdym razem?

30 STYCZNIA 2019

Zdarza Ci się pracować na przestarzałym lub niesprawnym sprzęcie? Przynajmniej kilka razy w roku w naszych firmach spotykamy się z potrzebą zakupu nowego sprzętu. Zgadzasz się ze stwierdzeniem, że zadowolenie pracownika to połowa sukcesu każdej organizacji? My także, dlatego wiemy, że nie warto przeciągać oczekiwania na potrzebny sprzęt w nieskończoność. Sprawdź jak sprawnie przeprowadzić zakup sprzętu do firmy.

Sprawdź wniosek o zakup sprzętu we FlowBoard - wypróbuj za darmo!

Proces zakupu potrzebnych sprzętów w każdej organizacji może wyglądać inaczej. Wyobraź sobie, że jesteś zobowiązany zgłaszać wszelkie potrzeby wprost do szefa. Jednak w natłoku obowiązków, Twojemu przełożonemu zdarza się zapomnieć o przedstawionej prośbie. Bez nowego sprzętu masz utrudnioną pracę, więc po tygodniu delikatnie próbujesz dopytać o realizację Twojej prośby. W odpowiedzi spotykasz się ze zdenerwowaniem szefa, który ma przecież ważniejsze sprawy na głowie, a Ty nadal czekasz. W efekcie końcowym wszyscy się stresują, a Ty z pewnością nie zapytasz więcej o zamówioną klawiaturę. Brzmi znajomo?

Organizacje radzą sobie jak mogą z realizacją powtarzalnych zadań. Jedne korzystają z narzędzi wspomagających procesy, drugie tworzą własne reguły postępowania. Dobrze wiesz, że im większa firma, tym większa szansa na dezorganizację pracowników. Brak informacji do kogo można zgłosić wniosek o zakup sprzętu to najczęstszy problem w tej sytuacji. Znasz to z własnego doświadczenia?


Jak wygląda zakup sprzętu w Twojej Firmie?

Jesteś pracownikiem i potrzebujesz nowego sprzętu.W standardowy proces zakupowy zazwyczaj zaangażowane są 2-3 osoby w firmie. Ma to zastosowanie niezależnie czy przygotowujesz kompletnie nowe stanowisko pracy, czy zlecasz dokupienie kilku myszek. Droga od momentu określenia potrzeby do jej realizacji, zawsze jest taka sama. Jak wygląda ten proces w Twojej firmie?

Pracujesz na specjalistycznym sprzęcie, który wymaga wymiany? W momencie gdy dokładnie wiesz co i w jakiej ilości potrzebne jest Ci do pracy na pewno zgłaszasz to przełożonemu. To od niego zależy, czy Twój wniosek będzie zaakceptowany. Zielone światło do działania rozpoczyna dalszą część procesu, w którą zaangażowane są również inne osoby z Twojej firmy.

Z pewnością zauważyłeś, że zakup sprzętu do pracy jest czynnością cykliczną. W ciągu roku prawdopodobnie kilkukrotnie obserwujesz w Twojej firmie dostawy nowych komputerów, myszek, kabli czy słuchawek. Najwyższy czas zautomatyzować to zadanie!


FlowBoard poprowadzi Cię za rękę przy zakupie sprzętu

Do automatyzacji procesu zakupu sprzętu IT z powodzeniem możesz użyć FlowBoard. We FlowBoard masz dostęp do gotowych szablonów procesów, w tym do formularza zakupu sprzętu IT. Możesz wykorzystać wzór systemowy lub dokonać jego edycji w celu dostosowania do organizacji. W razie potrzeby stwórz własny szablon. Każda z opcji jest dobra dla Twojej firmy. Dlaczego? Gotowy szablon procesu wykorzystasz w przyszłości!


Sprawdź przebieg procesu zakupu sprzętu w 4 krokach we Flowboard


Krok 1: Wybierz szablon procesu.

W celu złożenia wniosku o zakup sprzętu , z dostępnej biblioteki szablonów FlowBoard, wybierz proces zakup sprzętu IT. Formularz zgłoszenia pomoże Ci uzupełnić potrzebne w procesie decyzyjnym informacje, są to:

  • rodzaj sprzętu (wybierasz z listy przedmiotów),
  • wymagania dotyczące sprzętu (Twoje wymagania m.in.wymiary monitora,
  • specyfikacja kabli, funkcja bezprzewodowa dla myszy),
  • dodatkowe załączniki,
  • wymagana data odbioru.

    We FlowBoard wybierzesz gotowy szablon procesu zakupu sprzętu.


    Krok 2: Akceptacja wniosku i określenie budżetu.

    Po wypełnieniu formularza, FlowBoard wygeneruje listę zadań do wykonania w procesie zakupu sprzętu IT. System pokazuje, które punkty należy wykonać w pierwszej kolejności, aby przejść do kolejnego kroku. Pierwszym zadaniem w procesie jest akceptacja Twojej prośby przez osobę decyzyjną. Jeśli przełożony wyrazi zgodę, następny krok w zadaniu to określenie budżetu zakupu.

    Po uruchomieniu procesu FlowBoard wygeneruje listę zadań i przypisze je do osób.

    Po zakończeniu tego etapu uruchomi się kolejne zadanie. Osoby zaangażowane w proces dowiedzą się, co mają do wykonania poprzez powiadomienie e-mail.


    Krok 3: Zamówienie sprzętu.

    Po akceptacji wniosku, czas na zamówienie sprzętu. Takie zadanie zostanie automatycznie przypisane do osoby odpowiedzialnej za ten obszar zakupów. Mając określony budżet, wskazany pracownik zamawia potrzebny sprzęt, zgodny z opisem w formularzu FlowBoard.

    Po dokonaniu zakupu we FlowBoard odblokuje się kolejne zadanie dla tej samej osoby: potwierdź dostawę sprzętu. Zakończenie tego etapu następuje po otrzymaniu dostawy.


    Krok 4: Odbierz zamówienie. Zakończ proces.

    Końcowe zadanie to odbiór zamówionego sprzętu przez osobę wypełniającą formularz. Widząc listę zadań, możesz śledzić na bieżąco, na jakim etapie jest Twój wniosek i na czas odebrać przesyłkę.

    W historii sprawdzisz wszystkie zrealizowane wnioski.

    We FlowBoard nic nie przepada! Zakończony proces zapisuje się w archiwum. W historii zamówień możesz wyszukać każdy zrealizowany wniosek, wpisując konkretną frazę np. zapotrzebowanie na sprzęt.


    Pomocna dłoń od FlowBoard - wypróbuj narzędzie do automatyzacji procesów

    Zakup sprzętu na firmę to nie zawsze krótka i przyjemna ścieżka. Często jest to proces rozłożony w czasie i zależy od szeregu zmian w funkcjonowaniu organizacji. Korzystając z FlowBoard jako pracownik, szybko i łatwo złożysz wniosek o zakup sprzętu. Narzędzie do automatyzacji zadań i procesów, takie jak Flowboard, pomoże Ci nie tylko sprawnie dokonywać zakupów na firmę, ale też ograniczy opóźnienia i poprawi jakość komunikacji między pracownikami zaangażowanymi w proces.

    Wypróbuj FlowBoard już dziś - zarejestruj się za darmo!