Wdrożenie nowego pracownika – sprawnie za każdym razem – FlowBoard – A helping hand in routine back-office tasks

Wdrożenie nowego pracownika – sprawnie za każdym razem

9 STYCZNIA 2019

Właśnie zakończył się proces rekrutacji w Twojej firmie. Przyszły pracownik z zegarkiem w ręku odlicza ostatnie godziny w starej pracy i nie może się doczekać startu u Ciebie. W końcu, pełen energii stawia się na stanowisku, gotowy do działania.

Sprawdź automatyzację procesów we FlowBoard – zarejestruj się za darmo!

Posiadając doświadczenia z pierwszej, czy drugiej pracy, pewnie wiesz, że nowa osoba często przychodzi przed czasem - nerwy i podekscytowanie robią swoje. Dodatkowo jej stanowisko pracy może nie być gotowe na czas. Jak rozpocząć pracę bez dostępu do systemu? Jak skomunikować się w firmie bez poczty e-mail i komunikatora? Gdzie znaleźć regulamin pracy? Wystarczy, że pracownik działu IT nie przygotuje stanowiska pracy, a cały plan wdrożenia przez Ciebie nowej osoby legnie w gruzach.

Znasz to z własnego doświadczenia? Pamiętasz jak wyglądała Twoja pierwsza praca? Czy Twojego pierwszego dnia wszystko szło zgodnie z planem? Zlecasz przygotowanie stanowiska pracy, ale jak to w życiu firmowym - czasem wypada coś innego. Nieprzygotowane stanowisko zaczyna lawinę zdarzeń, które nie pokazują Twojej firmy w najlepszym świetle.

Wdrożenie Twojego pracownika przeprowadzone bez planu, to przede wszystkim strata cennego czasu. Jesteś pewny, że chcesz by Twoja firma w oczach współpracowników była postrzegana jako słabo zorganizowana? Lub aby nowy pracownik czuł się pominięty?


Jak inne firmy wdrażają nowych pracowników?

Duże firmy muszą mieć dobrze zorganizowany onboarding (proces wdrożenia). W przeciwnym przypadku tracą mnóstwo czasu i narażają się na niepotrzebną rotację. Według badania firmy Digitate, pracownicy niezadowoleni ze swojego wdrożenia dwa razy chętniej będą szukać nowej pracy w niedalekiej przyszłości. Sprawdziliśmy, jak robi to Twitter, zatrudniający ponad 3000 osób.

Kiedy nowy pracownik przychodzi do pracy pierwszego dnia, już czeka na niego biurko, komputer, konto e-mail, a regulamin pracy i plan pierwszego dnia leżą na stanowisku. Zatrudniony otrzymuje również paczkę powitalną: firmową koszulkę i butelkę wina. Dzień pracy rozpoczyna się od śniadania z przełożonym. Kolejny krok to spotkania z ważnymi osobami z kadr, IT, administracji oraz lunch z własnym zespołem. Na koniec zostają szkolenia odpowiednie dla stanowiska.

Cały ten proces to prosta, ale długa lista zadań. To ponad 75 kroków, z czego pierwszy to sama decyzja o podjęciu pracy (stąd nazwa ich procesu onboardingu: “Yes to Desk” (“Od “tak” do biurka”)). Duża firma to zazwyczaj duża checklista. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby i Twoja firma skorzystała ze sformalizowanej ścieżki wdrożenia zatrudnionego pracownika.


Co powinno znaleźć się w checkliście wdrożenia pracownika?

W przygotowaniu stanowiska pracy i wdrożeniu nowej osoby w Twojej firmie, bierze udział wiele osób z działów kadr, IT, administracji i z zespołu, w którym docelowo będzie pracować zatrudniony. Niezależnie od stanowiska najczęściej trzeba wykonać te czynności:

  • przygotowanie skierowania na badania lekarskie
  • zebranie świadectw pracy i danych osobowych
  • przygotowanie i podpisanie umowy
  • przygotowanie biurka
  • przygotowanie komputera
  • przygotowanie telefonu
  • założenie konta email
  • nadanie dostępu do firmowych systemów
  • przygotowanie karty wstępu do biura
  • przeprowadzenie szkolenia BHP
  • przeprowadzenie szkoleń odpowiednich dla stanowiska
  • zgłoszenie pracownika do ZUS
  • Już samo spisanie tych zadań, pomoże Ci sprawniej wdrażać świeżo zatrudnionych. W celu optymalizacji tego procesu i dotrzymania terminów, pomocne może okazać się narzędzie wspierające pracę na zadaniach.


    FlowBoard poprowadzi za rękę przy wdrożeniu pracownika

    Do automatyzacji wdrożenia nowych pracowników możesz użyć FlowBoard. Jest to narzędzie wspierające automatyzację procesów. We FlowBoard wybierz gotowy szablon procesu wdrożenia pracownika i dostosuj go pod swoje potrzeby. Możesz też stworzyć własny szablon od zera. Szablon określa, na jakich zasadach konkretna sprawa będzie realizowana za każdym razem w przyszłości.

    FlowBoard automatycznie przypisuje zadania odpowiednim osobom i pilnuje terminowej realizacji.

    W szablonie procesu ustalisz, jakie informacje o nowej osobie w Twojej firmie będą wymagane na start (imię, nazwisko, stanowisko, dzień rozpoczęcia) oraz jakie zadania będą do wykonania. Do zadań od razu przypiszesz odpowiednie osoby oraz ustawisz czas ich wykonania.

    Od teraz, przy zatrudnieniu pracownika w Twojej organizacji, wystarczy wypełnić krótki formularz we FlowBoard. System automatycznie stworzy kopię zadań z wzorcowego szablonu i przekaże je do realizacji odpowiednim osobom. FlowBoard przypomni Ci o terminach ich wykonania oraz będzie wspierać w realizacji procesów.

    Każda osoba zaangażowana w proces wdrożenia pracownika dowie się, że ma nowe zadanie do wykonania poprzez powiadomienie email.

    Formularz zgłoszeniowy we FlowBoard.




    Wynieś wdrożenie pracownika na wyższy poziom

    Możesz też stworzyć dwa osobne szablony procesów. Jeden, do wykonania przed pierwszym dniem pracy. Drugi, na pierwszy dzień i kolejne. Kiedy stworzysz pracownikowi konto we FlowBoard, będzie on miał określone przez Ciebie zadania do wykonania. W ten sposób Twój pracownik będzie wiedział, że musi zapoznać się z regulaminem pracy, pozna termin rozmowy kontrolnej, czy zaplanuje wraz z Tobą cele na pierwsze miesiące pracy.

    Tworzenie osobnej listy zadań dla procesu “Pierwszy dzień pracy” (FlowBoard).




    Wypróbuj wdrożenie nowego pracownika z FlowBoard za darmo

    FlowBoard posiada darmową wersję, z którą bez problemu zorganizujesz proces wdrożenia nowych pracowników i będziesz go sprawnie realizować z kluczowymi osobami z kadr, IT, administracji.

    Wypróbuj już dziś FlowBoard - zarejestruj się za darmo!