Procesy decyzyjne – wyzwania i problemy – FlowBoard – A helping hand in routine back-office tasks

Procesy decyzyjne - wyzwania i problemy

27 LUTEGO 2019

Sukcesy największych globalnych firm pokazują, że dobre wybory w większości wynikają z precyzyjnie zaplanowanego procesu decyzyjnego. Akceptacja kosztów to jedno z istotnych zadań, wymagające odpowiedniej kontroli. Zasadność decyzji wpływa bezpośrednio na finanse firmy. Oznacza to, że rolą osoby decyzyjnej jest ścisłe nadzorowanie rozpoczętych procesów.

Wypróbuj FlowBoard - umów się prezentację on-line!


Potrzeba zasadnych decyzji

Każdy zakup do firmy, prosty (artykuły biurowe, tonery) czy bardziej złożony (sprzęt komputerowy), powinien być dokonany w oparciu o uzasadnioną decyzję. Czasem można w tym celu skorzystać z usługi konsultingu (artykuł: Jak odpowiednio przeprowadzić zakup oprogramowania do firmy). W innym przypadku istnieje spora szansa, że budżet zostanie źle rozdysponowany i zabraknie środków na podstawowe zapotrzebowanie biura. O korzyściach płynących z rozsądnych decyzji finansowych pisaliśmy w artykule: Helpdesk IT: dlaczego warto wdrożyć w firmie? Dobrze zaplanowany proces uwzględnia wszystkie kluczowe etapy, w tym rozstrzygnięcie kwestii, czy zakup jest zasadny.


Problemy w procesie decyzyjnym

Uczestniczysz w procesie podejmowania decyzji finansowych? A może masz ostateczny i najważniejszy głos? Jeśli tak, musisz wiedzieć, że dla reszty organizacji stanowisz tzw. wąskie gardło. Na pewno wiesz, że aby działania szły zgodnie z planem, musisz posiadać wszystkie niezbędne informacje. Niestety, nie zawsze tak jest. Jakie problemy mogą pojawić się w procesie decyzyjnym?

Kanały przekazywania informacji w procesie decyzyjnym

W dobie stałego dostępu do internetu, aplikacji i systemów wspomagających pracę może okazać się, że kanałów komunikacji w organizacji jest kilka, jak nie kilkanaście. Przekazywanie istotnych informacji, także tych kluczowych w procesie decyzyjnym, nie zawsze następuję tą samą drogą. W tej sytuacji istnieje duże prawdopodobieństwo, że nieświadomie przeoczysz pewne istotne dla pracowników i całej firmy sprawy.

Czas podjęcia decyzji

Rozbieżność kanałów komunikacji w procesie decyzyjnym implikuje też inne zagrożenie. Zdarzyło Ci się przekroczyć czas przeznaczony na podjęcie decyzji? Musiałeś samodzielnie zebrać wszystkie potrzebne informacje, a następnie zestawić je ze sobą w jeden dokument? Podobne problemy opóźniają ostateczny termin realizacji.

Brak niezbędnych informacji

Często okazuje się także, że do podjęcia decyzji brakuje stosownych informacji. W ostateczności mimo wcześniej podjętych działań, musisz osobiście dopytać o szczegóły, poświęcając jeszcze więcej swojego czasu. A to i tak wersja optymistyczna, bowiem ile razy zdarza się, że podjęliśmy już decyzję bez dostępu do niezbędnych informacji?


Korzyści z automatyzacji procesów decyzyjnych

Będąc osobą decyzyjną w firmie, nie zawsze masz wgląd na cały proces, którego jesteś ostatnim elementem. Zwykle bywa tak, że dostajesz zgłoszenie już do akceptacji. Dużym ułatwieniem dla Twojej firmy może być wykorzystanie automatyzacji procesów. Uzyskasz dostęp do wszystkich informacji, wtedy kiedy tego potrzebujesz. Posiadanie wszystkich potrzebnych danych w jednym miejscu to spora korzyść i oszczędność Twojego czasu.


Zatwierdzanie kosztów - najważniejsza decyzja

Kiedy już ustalisz, czy konkretne zamówienie musi być zrealizowane, następnym krokiem jest zatwierdzenie kosztów. Jako osoba decyzyjna ponosisz odpowiedzialność za właściwe zarządzanie budżetem oraz podział kosztów np. między działami. Istotnym z punktu widzenia finansów i księgowości firmy jest prawidłowe przejście do realizacji zakupu. O tym jak usprawnić obieg faktur pisaliśmy w artykule: Czy prosty opis może wspomóc efektywny obieg faktur?


FlowBoard - narzędzie do organizacji procesów

Decydując się na wprowadzenie do firmy narzędzia do automatyzacji procesów, warto wypróbować FlowBoard. To aplikacja, która umożliwia korzystanie z gotowych szablonów zgłoszeń oraz pozwala tworzyć własne! Do FlowBoard zaprosisz współpracowników i firmy zewnętrzne, a system automatycznie przydzieli im zadania. Jako osoba decyzyjna, będziesz mógł śledzić cały proces, a nie tylko jego fragment oraz komentować poszczególne etapy. Dzięki temu zyskasz pewność, że wszystkie potrzebne informację znajdą się w jednym miejscu, a Ty podejmiesz decyzję na czas.

Chcesz wypróbować FlowBoard? Umów się na prezentację już dziś!