Naprawy, zgłoszenia serwisowe – jak sobie z nimi radzić? – FlowBoard – A helping hand in routine back-office tasks

Naprawy, zgłoszenia serwisowe - jak sobie z nimi radzić?

13 LUTEGO 2019

Zdarzyło Ci się zgłaszać naprawy w Twojej firmie i wielokrotnie pytać o ich status? A może jesteś nowym pracownikiem i nikt nie przekazał Ci, kogo informować o takich sprawach, o czym wspomnieć oraz w jakiej formie? A przecież zgłaszanie napraw to proces, który można skutecznie zautomatyzować. W usprawnieniu komunikacji między Twoją firmą a osobami z zewnątrz pomoże Ci wirtualny asystent.

Zgłaszaj naprawy w firmie paroma klikami we FlowBoard - umów się na demo!

Naprawy, zgłoszenia serwisowe w pomieszczeniach biurowych to norma, wynikająca z codziennego użytkowania sprzętu. W zależności od rodzaju działalności i tego, kto odwiedza firmę (inwestorzy, osoby publiczne, klienci, pracownicy), pracodawca może mieć ustaloną hierarchię napraw. Niektóre awarie choć nie wpływają na jakość pracy m.in. rozerwana wykładzina, mogą mieć wysoki priorytet ze względów estetycznych. Zdarza się też, że psują się rzeczy, które wpływają na nas bezpośrednio: niedziałający ekspres do kawy, niedomykające się drzwi wejściowe, czy rozregulowane okno, z którego wieje zimne powietrze, lecz nikt nie śpieszy z ich naprawą.


Awaria w biurze! Brak planu działania

Pracując wystarczająco długo w firmie, teoretycznie powinieneś wiedzieć, jak postępować, gdy coś się psuje. Niestety, nie zawsze pamiętamy ustne wskazówki. Sytuacja komplikuje się dodatkowo, gdy jesteś nowym pracownikiem. Do stresu związanego z sytuacją, dochodzi jeszcze fakt, że możesz po prostu nie wiedzieć, co zgłaszać, do kogo oraz w jakiej formie.

Gdy coś nagle przestaje działać, zamiast paniki i dezorientacji przydałby się powtarzalny schemat działania. Właściwy plan na wypadek kryzysowych sytuacji może zapewnić Ci specjalistyczne narzędzie do automatyzacji zadań. Zyskasz wtedy 100% pewności, że pracownicy za każdym razem będą wiedzieć, jak radzić sobie ze zgłoszeniami serwisowymi i odetchną z ulgą.

Pamiętaj, że nawet korzystając z narzędzia, nie unikniesz licznych rozmów, czy wysyłania maili. Jednak odpowiedni system pomoże Ci wszystko zaplanować, rozdzieli prace, przydzieli osoby do zadań i będzie wysyłał im przypomnienia o terminie realizacji, a także umożliwi śledzenie statusu sprawy.


Wykorzystaj opcję raportowania do zarządzania budżetem

Wyobraźmy sobie sytuację, że coś w Twojej firmie psuje się kilka razy w roku. Warto zadać sobie pytanie, czy warto inwestować w dalsze naprawy. A może lepszą decyzją biznesową będzie kupno nowego urządzenia? W tej sytuacji manager zespołu może zaplanować zakup sprzętów, sprawdzając historię zgłoszeń we FlowBoard. Korzystając z raportów, będzie wiedział, na czym stoi. Automatyzacja procesów pozwala nie tylko podnieść efektywność pracy, ale też zaplanować wydatki w budżecie.


FlowBoard - Helpdesk dla Twojej firmy

Jeśli korzystasz z usług IT, bądź sam je świadczysz, na pewno nie wyobrażasz sobie pracy bez wsparcia działu technicznego. Helpdesk to niezastąpiony pomocnik, gdy potrzebujesz zgłosić problem z komputerem, czy oprogramowaniem. Taki sam asystent przydatny jest także do komunikowania usterek w firmie. Jeśli coś nie działa i może wpływać negatywnie na organizację, należy to jak najszybciej naprawić. Wykorzystanie wirtualnego asystenta do usprawnienia procesu, to zdecydowanie lepsza droga.

Umów się na prezentację online FlowBoard

Przydatna opcją, którą znajdziesz we FlowBoard jest możliwość stworzenia własnego katalogu problemów do zgłoszeń. To Ty określasz wszystkie możliwe obszary narażone na zepsucie, a pracownik wybiera naprawę z gotowej listy, oszczędzając swój czas.


Cenisz wygodę pracy? Wypróbuj aplikację mobilną

Chciałbyś mieć możliwość zgłaszania napraw w firmie w dowolnym momencie i miejscu? Rozwiązaniem w tej sytuacji jest wersja mobilna FlowBoard. Aplikacja na smartphonie pozwala już w ciągu kilkudziesięciu sekund zgłosić sprawę! Wyciągasz komórkę, robisz zdjęcie, załączasz je od razu do wniosku we FlowBoard i gotowe. Jeśli jeszcze nie korzystałeś z wirtualnego asystenta, może czas go wypróbować?

Chcesz wypróbować FlowBoard? Umów się na demo już dziś!