Mapowanie procesów – co to jest? – FlowBoard – A helping hand in routine back-office tasks

Mapowanie procesów - co to jest?

4 KWIETNIA 2019

 

Rozwój firmy to nieustanna nauka. Pracownicy gromadzą wiedzę i doświadczenia z działań rynkowych, które z czasem składają się na tzw. know-how organizacji. Jednym z jego elementów są procesy biznesowe. Według nich członkowie zespołów firmowych wiedzą, kto w danym zadaniu jest odpowiedzialny za efekt końcowy i jak powinny być przeprowadzone poszczególne etapy oraz jakie standardy należy zachować. Mapowanie procesów ma na celu zwiększenie skuteczności w działaniach organizacji. Na czym to dokładnie polega?


Jak mapować procesy we FlowBoard? Umów się na prezentację!

Co to jest mapowanie procesów?

Mapowanie procesów to metodyka zarządzania procesami biznesowymi (BPM), w której określa się cel danego procesu, a także poddaje się go pomiarom (np. efektywności) oraz porównuje się z celami organizacji. Takie podejście pozwala zweryfikować czy dany proces jest zgodny z aktualnymi możliwościami firmy oraz z jej wartościami. Kluczem do zrozumienia roli mapowania procesów, jest zrozumienie wagi jaką odgrywa w firmie dany proces i jaki ma wpływ na zarządzanie jakością.

Mapowanie procesów przyjmuje zazwyczaj formę diagramu. Dzięki wizualnemu rozmieszczeniu informacji, osoby odpowiedzialne za proces mogą z większą dokładnością zidentyfikować wszystkie kroki i obszary decyzyjne występujące w ramach procesu. Pozwala to na poprawę wydajności działań, które przekładają się na większą skuteczność organizacji. Na mapowanie składa się m.in.:

  • Opis przepływu materiałów, informacji oraz dokumentów;
  • Rozpisanie różnych zadań zawartych w procesie;
  • Oznaczenie punktów wejściowych i wyjściowych w zadaniach w ramach procesu;
  • Wykazanie punktów decyzyjnych w ramach łańcucha zadań w procesie;
  • Pokazanie zależności między różnymi etapami procesu;
  • Znalezienie najsłabszego ogniwa w procesie.;


Mapowanie procesów - po co je stosować?

Głównym powodem wprowadzenie mapowania procesów do organizacji jest zwiększenie świadomości i skuteczności organizacji, które przełożą się na spełnienie oczekiwań klientów. Wszystkie organizacje o odpowiednio złożonych procesach mogą skorzystać z mapowania, ponieważ dzięki stworzeniu mapy nie tylko zapisujemy i poznajemy lepiej to, co dzieje się w firmie, ale zyskujemy również szansę na udoskonalenie naszych działań. Niektóre gałęzie przemysłu, takie jak inżynieria, tradycyjnie myślą w kategoriach procesowych. Z tego powodu są bardziej skłonne do mapowania swoich procesów niż inne branże, jak np. zdrowie i edukacja. A jak to wygląda w praktyce?

 
 

Mapowanie procesów jest zwykle podejmowane przez scentralizowany zespół, odpowiedzialny za całościowe opisywanie wszystkich procesów. Ważny jest tutaj element współpracy z ekspertami i uwzględnienie ich wiedzy w mapie opracowywanego procesu. Kolejnym wymogiem skutecznego mapowania jest zaangażowanie jak największej liczby pracowników w warsztaty w celu uchwycenia ich procesów. Pozwala to na zwiększenie ich zaangażowania i poczucia odpowiedzialności za zadania firmowe, czy osiągnięcie celów biznesowych.

 
 

Co to jest mapowanie procesów?

Inwestycja w mapowanie procesów, tak naprawdę przyczynia się do oszczędności w dłuższej perspektywie. Wprowadzanie zmian w systemie bez prawdziwego zrozumienia, jak działa ten proces i dlaczego, może prowadzić do kosztownych błędów. Może również wpłynąć na zmianę warunków pracy, które utrudniają pracownikom efektywną realizację działań i mogą się przyczynić do zaistnienia kolejnych problemów. Dlaczego mapowanie jest jeszcze takie istotne?

  • Mapowanie pozwala mierzyć proces, a przez to, wprowadzać poprawki i skutecznie nim zarządzać.
  • Powtarzanie błędnych procesów przez pracowników może stanowić około 15-20% marnowanego czasu w organizacji (dotyczy to błędnych działań, źle postawionych celów, źle stworzonych instrukcji, złego przydziału zadań, itp.).
  • Dzięki mapowaniu określamy miejsca problemowe - np. wąskie gardła, opóźnienia, straty.

Mapowanie procesów jest nieodłącznym elementem świadomie rozwijającej się organizacji. Budowanie skutecznego procesu, realizującego cele biznesowe i przynoszącego zadowolenie klienta jest sporym wyzwaniem. Jednak zaangażowanie w optymalizację działań prowadzonych w ramach firmy, jest z większej perspektywy długoterminową inwestycją, która szybko przynosi oczekiwane rezultaty.


Umów się na prezentację FlowBoard!