Korzyści z mapowania procesów – FlowBoard – A helping hand in routine back-office tasks

Korzyści z mapowania procesów

8 MAJ 2019

 

Mapowanie procesów zalicza się do głównych elementów stanowiących dziś o efektywności organizacji. Mapowanie jest również jednym z ważniejszych części Lean Management. Dlaczego mapowanie zyskało tak wysoki status we współczesnych organizacjach i jakie daje korzyści?


Jak mapować procesy we FlowBoard? Umów się na prezentację!

Mapowanie procesów - korzyści dla organizacji

Szybkość dostarczania towarów i usług, wzrost konkurencyjności, dynamiczny rozwój firmy - to jedne z wielu powodów, dla których optymalizacja procesów w firmach odgrywa coraz większą rolę. Identyfikacja procesów staje się zatem kluczowa, jeśli chcemy zoptymalizować działanie organizacji i jej współpracę z zewnętrznymi podmiotami. Wynikiem tej identyfikacji jest właśnie mapa procesów.

Mapowanie procesów (czytaj: Mapowanie procesów - co to jest?) ma na celu ustalenie, dlaczego zadania nie są wykonywane efektywnie, gdzie występują braki i luki oraz jaki ma to wpływ na organizację (np. finansową). Przykładem, który jest zmorą licznych przedsiębiorstw, jest sekwencyjne wykonywanie zadań, które powinny odbywać się równolegle. Podstawową stratą jest tu czas. Jednak konsekwencje są dużo dalej idące - zwiększenie kosztów wytworzenia, opóźnienia w dostawach, przekraczanie terminów realizacji. Mapowanie procesów (czytaj: Jak poprawnie mapować procesy?) umożliwia przede wszystkim znalezienie słabych ogniw i wąskich gardeł, kolejno ich eliminację.

Co daje prawidłowe przeprowadzenie mapowania procesów?

  • identyfikację działań, które nie przynoszą nowych wartości (np. duplikowanie danych),
  • identyfikację wąskich gardeł (np. tylko jedna osoba posiada kluczowe kompetencje w procesie),
  • identyfikację złych nawyków (“robiliśmy tak od początku i się sprawdzało”),
  • większe możliwości organizacji na dostosowanie się do wyższych standardów,
  • ułatwienie podczas audytu / analizy procesów w przyszłości,
  • transparentność procesu - która ułatwia wdrożenie pracowników, nowych procesów oraz zwiększa zaufanie do organizacji,
  • wypracowanie zgodności z wymogami wewnętrznego i zewnętrznego audytu.

  • Mapowanie procesów - optymalizacja procesów

    Nie jest odkryciem stwierdzenie, że podstawowym celem większości przedsiębiorstw jest generowanie zysku. Cele biznesowe i finansowe jakie stawiają sobie firmy, osiągane są wtedy, gdy odbiorca produktu, czy usługi otrzyma zamówienie, które spełnia jego oczekiwania dotyczące wartości. W tym momencie należy zadać pytanie, kiedy możemy dostarczyć klientowi taką wartość? Odpowiedzią są prawidłowo działające procesy wewnątrz organizacji. Firmy powinny nie tylko świadomie budować procesy, ale także zarządzać nimi z rozmysłem, np. poprzez strategiczne podejście do procesów.

    Mapowanie procesów jest cennym źródłem informacji dla kadry kierowniczej. Informacje te dotyczą bowiem optymalizacji zasobów, jakie są wykorzystywane w organizacji, oraz jak luki i błędy w procesie, mają końcowy wpływ na cele biznesowe. Dzięki temu firmy są w stanie dokładnie scharakteryzować problem i podjąć kroki naprawcze. Duży wpływ na budowanie mapy procesów mają pracownicy. Dzięki znajomości procesu “od podszewki” mogą określić powód występowania problemów w procesie oraz wyjaśnić dlaczego, np. towar został wysłany niekompletny lub przeciągnięto termin dostawy. Wprowadzone udoskonalenia docelowo wpływają na jakość wykonywanych przez nich działań.

    Ogólne korzyści z mapowania procesów w organizacji to:

  • ujednolicenie organizacji - mapowanie umożliwia znalezienie rozbieżności w funkcjonowaniu oddziałów firmy;
  • optymalizacja kosztów - znalezienie miejsc, w których można ograniczyć lub zlikwidować koszty;
  • wdrożenie nowych systemów - np. systemu klasy ERP;
  • zwiększenie jakości - dokładna mapa wpływa na wyrabianie prawidłowych nawyków procesowych, które przekładają się na powtarzalność działań;
  • skalowanie - dzięki mapie można przewidzieć jak firma, wraz z rozwojem organizacji, powinna obsługiwać procesy;
  • ochrona danych, RODO - dzięki mapie, firma jest w stanie zidentyfikować miejsca, zakres, skalę i sposób przetwarzania danych osobowych.

  • Korzyści z mapowania procesów - podsumowanie

    Do głównych zalet wykorzystywania mapowania procesów można zaliczyć prostotę i uniwersalny przekaz map, dzięki którym w jasny sposób można przekazać informacje na temat działania organizacji. Mapowanie to dobry punkt wyjścia dla firm, które potrzebują zmian lub zaczynają się dynamiczniej rozwijać (np. wdrożenie nowego produktu).

    Mapowanie procesów pozwala na uzyskanie szerszej perspektywy na całość procesów występujących w przedsiębiorstwie. Dzięki tworzeniu map, zespół pracowników jest w stanie wychwycić uchybienia, luki i błędy w działaniach firmowych, mających niekorzystny wpływ na funkcjonowanie organizacji.


    Mapowanie procesów we FlowBoard? Umów się na prezentację i sprawdź!