Jak poprawnie mapować procesy? – FlowBoard – A helping hand in routine back-office tasks

Jak poprawnie mapować procesy?

24 KWIETNIA 2019

 

Ciągły rozwój firm, a co za tym idzie ich działów, powoduje że pewne - proste procesy, z czasem stają się skomplikowane i rozbudowane. Efektem tego jest trend związany ze wzrostem świadomości wśród organizacji na temat mapowania procesów biznesowych. Coraz większa liczba managerów i dyrektorów, pragnie jak najlepiej zarządzać firmą, optymalizując mechanizmy w niej zachodzące. Czym jest mapowanie procesów (Mapowanie procesów - co to jest?) i jak poprawnie je tworzyć?


Jak mapować procesy we FlowBoard? Umów się na prezentację!

Główne etapy mapowania procesów

W mapowaniu procesów wykorzystuje się ustalone symbole, które pozwalają na jego odczytanie przez różne osoby, np. specjalistów w firmie, jak i poprzez audytorów zewnętrznych. Dwie główne metody opisywania procesów za pomocą grafiki, to schemat blokowy oraz icon lean mapping (lub nazwane jako mapowanie przepływu wartości (ang. Value Steam Mapping - w skórcie VSM)). Aby poprawnie stworzyć mapę procesu, zbuduj ją według następujących kroków:

1) Zidentyfikuj podstawowe procesy w swojej organizacji wg. zasady "od ogółu do szczegółu";

2) Podziel procesy na dwie podstawowe części: procesy główne i procesy pomocnicze;

3) Określ, które procesy są kluczowe w kontekście celów biznesowych firmy;

4) Określ przebieg procesów w ramach działów w firmie;

5) Zidentyfikuj procesy elementarne i przekrojowe;

6) Stwórz mapę ogólnych oraz szczegółowych procesów;

7) Przeanalizuj luki w procesach;

8) Stwórz model końcowy.


Mapowanie procesów a cele biznesowe

Analiza przebiegu procesu pozwala na identyfikację, jak praca w firmie jest wykonywana i w jakim stopniu odpowiada założeniom na temat tego, jak proces powinien wyglądać. Technika pozwala ująć w formie graficznej główne zadania, przepływ danych i połączenia między procesami. Przydatność mapy zależy m.in. od założeń procesowych i wdrażanych metod. W ramach mapy można ująć wykorzystanie flow procesu, czy przyczyn oddziałujących na efektywność jego działań. Wszystkie te elementy mają wpływ na końcową realizację celów biznesowych firmy.

Do najczęściej wspieranych celów biznesowych zaliczamy:

  • skrócenie czasu poświęconego na realizację zleceń,
  • zmniejszenie zasobów magazynowych głównych oraz operacyjnych,
  • eliminację wąskich gardeł,
  • optymalizację procesów,
  • wprowadzenie standardów przepływu zadań/procesu.

  • Mapowanie procesów - dobre praktyki

    Do mapowania procesów należy podejść w sposób skrupulatny. Aby mieć kontrolę nad niuansami i poszczególnymi elementami zadań, dobrą praktyką jest zaprojektowanie mapy ogólnej, a następnie zwiększanie stopnia jej szczegółowości. Po początkowej wizualizacji powinniśmy otrzymać ogólny obraz funkcjonowania organizacji, dzięki której poznamy, w jaki sposób działają poszczególne procesy w firmie.

    Następnym krokiem jest przeprowadzenie procesu mapowania. Stopień szczegółowości uzależniamy od potrzeb - zarówno firmowych, jak i tych, ważnych z perspektywy klienta. Im bardziej kompleksowo do tego podejdziemy, tym większa szansa na określenie konkretnych działań i zadań przypisanych nawet do pojedynczego pracownika. Mówiąc o dobrych praktykach, należy również pamiętać, że mapa opisuje stan faktyczny w firmie.

    Podczas początkowego etapu mapowania procesów, należy skupić się na podstawowych procesach biznesowych (np. sprzedaż, obsługa klienta), a następnie na procesach pomocniczych (np. księgowość, utrzymanie systemów IT). Organizacje powinny pracować na indywidualnych mapach procesów i nie bazować na gotowych schematach podczas ich tworzenia. Nawet jeżeli w branży istnieje duża konkurencja, a liczba produktów/usług jest bardzo ograniczona, należy pamiętać, że każda firma działa w ramach własnego know-how i standardów.


    Mapowanie procesów we FlowBoard? Umów się na prezentację i sprawdź!