Jak odpowiednio przeprowadzić zakup oprogramowania do firmy? – FlowBoard – A helping hand in routine back-office tasks

Jak odpowiednio przeprowadzić zakup oprogramowania do firmy?

6 LUTEGO 2019

 

Ile razy w ciągu stażu pracy zdarzyło się, że pracownicy zgłaszali Ci zapotrzebowanie na Pakiet Office, Photoshop, Illustrator, czy oprogramowanie branżowe? Nie sposób uniknąć podobnych sytuacji, kiedy mówimy o pracy biurowej. Czasem wystarczy, że kupisz nowy sprzęt bez zainstalowanych potrzebnych pakietów. Jednak to w kwestii pracownika leży wnioskowanie o niezbędną licencję.

Zleć zakup oprogramowania we FlowBoard - wypróbuj za darmo!

Wyobraź sobie, że jeden z Twoich pracowników zgłosił zapotrzebowanie na konkretne oprogramowanie. Starasz się spełnić jego prośbę, jesteś już na etapie finalizacji zamówienia i wtedy dowiadujesz się, że nie tylko on potrzebuje danego programu. Podczas niezobowiązującej rozmowy w kuchni, pracownik pochwalił się, że otrzyma nowe oprogramowanie, co sprawiło, że kilkoro z Twoich podwładnych odczuło podobną potrzebę. W tym momencie proces zakupowy przeciąga się lub musi zacząć od nowa. Jesteś już pewien, że tracisz czas na coś, co mogło być rozwiązane w dużo łatwiejszy i szybszy sposób.


Jak wygląda zakup oprogramowania w Twojej firmie?

Czy w Twoim przedsiębiorstwie składa się wnioski o zakupy firmowe w formie ustnej, a może korzystacie z wcześniej wypracowanego formularza? Z pewnością wiesz, że w zależności od skali problemu, proces ten może wyglądać inaczej. Raz jest prosty, a kolejnym razem może być rozbudowany. Liczba osób zaangażowanych w sprawę jest zwykle taka sama. Zawsze jest ktoś, kto zgłasza, akceptuje wniosek i realizuje zamówienie.

Jeśli chodzi o zakup oprogramowania lub licencji na konkretny program, proces ten może być bardziej złożony. Spytasz dlaczego, skoro to tylko „jeden program”? Wszystko zależy od potrzeb obu stron: osoby zgłaszającej zapotrzebowanie i firmy. Kwestia podjęcia właściwych decyzji biznesowych to znacząca część procesu zakupu oprogramowania służbowego. Czy w Twojej firmie jest podobnie?


Kupno oprogramowania a decyzje biznesowe

Gdy już zgodziliśmy się, że zakup konkretnego programu lub oprogramowania to bardziej skomplikowany proces niż tylko złożenie zamówienia, czas ustalić z czego konkretnie to wynika. Pierwsza różnica to sam fakt weryfikacji potrzeby. W przypadku drobnego sprzętu komputerowego wystarczy podejść do pracownika i sprawdzić, czy stan aktualnego zasobu podlega wymianie. Natomiast w przypadku zakupu oprogramowania istotne jest zdobycie odpowiedzi na kilka pytań.


Usługa konsultingu

Na samym początku należy podjąć decyzje na polu biznesowym, czy warto skorzystać z usług konsultingowych. Ich niewątpliwą zaletą jest obiektywne oraz specjalistyczne wsparcie w danym zakresie. Dzięki działalności firmy z obszaru konsultingu możesz w prosty sposób sprawdzić, czy zakomunikowana przez pracownika potrzeba, przyczyni się do wzrostu jego wydajności. Firma zewnętrzna pomoże określić Ci m.in. czy jest to narzędzie niezbędne do efektywnej pracy, czy jest odpowiednie dla danej potrzeby, czy pracownik zgłaszający posiada kompetencje do obsługi zamówionego oprogramowania oraz ile osób jeszcze może potrzebować tego programu. Warto mieć na uwadze fakt, że większe zakupy mogą wiązać się z ewentualnymi zniżkami. Pozytywnym aspektem korzystania z usług konsultingowych jest ochrona przez przysłowiowym “wyrzuceniem pieniędzy w błoto”.


Zapytanie ofertowe

Kolejnym istotnym elementem jest rozesłanie zapytania ofertowego. Zbadanie możliwości rynku i zebranie ofert to istotna kwestia biznesowa. Porównanie propozycji pozwala m.in. na wybór produktu dostosowanego do potrzeb przedsiębiorstwa, zarówno pod względem funkcjonalnym, jaki i najkorzystniejszej oferty cenowej. Ty będziesz cieszyć się wyborem optymalnej oferty, a Twój pracownik dobrym programem.


FlowBoard pomoże Ci zaplanować cały proces zakupu oprogramowania do firmy

Skoro mowa o ważnych decyzjach biznesowych, zastanów się, czy Twoja firma korzysta już z narzędzia do automatyzacji procesów i zadań. Jeśli jeszcze nie, możesz wykorzystać FlowBoard, aby zaprojektować w nim swój pierwszy proces zakupowy! W systemie dostępne są gotowe szablony, a w razie potrzeby możesz również stworzyć własny. FlowBoard poinformuje wszystkich zaangażowanych o zadaniach, a Tobie umożliwia śledzenie na bieżąco poszczególnych etapów.


Przebieg procesu zakupu oprogramowania w 6 krokach we FlowBoard

Od momentu określenia potrzeby do jej realizacji, konieczne jest przejście przez kilka kluczowych etapów procesu. O tym jak przeprowadzić sprawnie proces zakupu sprzętu do firmy, pisaliśmy we wcześniejszym artykule: Zakup sprzętu - powtarzalny proces czy nowe wyzwanie za każdym razem? Zakup oprogramowania będzie się jednak różnił od kupna sprzętu, ponieważ rozszerzymy ten proces o dwie decyzje biznesowe: usługę konsultingu oraz wysłanie zapytania ofertowego.


Krok 1: Złożenie wniosku o zakup oprogramowania

Z biblioteki szablonów FlowBoard wybierz proces zakupu oprogramowania. Formularz zgłoszenia pomoże Ci uzupełnić potrzebne w procesie decyzyjnym informacje:

  • nazwa oprogramowania,
  • typ licencji,
  • ilość licencji,
  • wymagana data odbioru.

    We FlowBoard wybierzesz gotowy szablon procesu zakupu oprogramowania.


    Krok 2: Określenie zasadności

    Zanim zaakceptujesz ostatecznie zgodę na zakup, FlowBoard uruchomi zadanie związane z usługą konsultingu. Wyznaczona przez aplikację osoba odpowiedzialna będzie musiała określić zasadność złożonej prośby.

    Określ zapotrzebowanie na zakup oprogramowania.


    Krok 3: Rozesłanie zapytania i zebranie ofert

    Po tym, jak zatwierdzisz zamówienie pracownika oraz zaakceptujesz m.in. ilość licencji, FlowBoard odblokuje kolejne zadanie w procesie. Osoba przydzielona do rozesłania zapytania ofertowego, będzie musiała zebrać oferty do dalszej analizy.


    Krok 4: Wybór oferty i zakup

    Kolejnym etapem jest wybór oferty. Po przeglądzie zebranych formularzy, osoba decyzyjna, przypisana przez FlowBoard wybiera najlepsze oprogramowanie i dystrybutora, a następnie finalizuje zakup.


    Krok 5: Zainstalowanie oprogramowania

    Po zakupie oprogramowania, FlowBoard oddeleguje do osoby technicznej prośbę zainstalowania programu na komputerach użytkowników.


    Krok 6: Odbiór przez użytkownika

    Końcowe zadanie to odbiór zamówionego oprogramowania. Zamawiający sprawdza, czy system działa prawidłowo, a następnie zamyka zadanie we FlowBoard. Proces trafi do archiwum, gdzie w każdym momencie można go wyszukać!


    Skorzystaj z pomocy. Wypróbuj FlowBoard do powtarzalnych procesów w Twojej firmie

    Narzędzie do automatyzacji zadań to niezastąpiony asystent! FlowBoard podsunie Ci formularz zgłoszenia i będzie za Ciebie pilnował kolejności zadań, przypisze osoby odpowiedzialne, wyśle przypomnienia i powiadomienia e-mail. Zaoszczędzisz czas - zamiast dopytywać współpracowników, masz podgląd swojej sprawy i śledzisz ją na bieżąco!

    Wypróbuj FlowBoard już dziś - zarejestruj się za darmo!

  •