Helpdesk IT: dlaczego warto wdrożyć w firmie? – FlowBoard – A helping hand in routine back-office tasks

Helpdesk IT: dlaczego warto wdrożyć w firmie?

20 LUTEGO 2019

„Komputer nie działa” - to zdanie, które wypowiadamy prawdopodobnie często w trakcie pracy. Czarny ekran, a może spowolnione działanie? Użytkownicy zmagają się z wieloma mniej lub bardziej poważnymi problemami z komputerami. Niestety, nie zawsze rozwiązywane są od ręki i na czas. Zastanawiasz się, jak sprawnie zorganizować proces zgłaszania awarii sprzętu?

Wypróbuj FlowBoard - umów się na demo!


Problem z komputerem, czyli jak nie dać się zwariować

Sformułowania „komputer się psuje” oraz „internet nie działa” są jak powracająca mantra wśród pracowników firm. Z tego typu problemami borykają się absolutnie wszystkie organizacje. Nieważne czy pracujesz w korporacji, czy prowadzisz kilkunastoosobową działalność. Wykorzystując w pracy sprzęt informatyczny musisz być przygotowany na problemy z oprogramowaniem, awarie systemowe, czy uszkodzenia mechaniczne.

Jednym z bardziej wadliwych obszarów dla sprzętów jest zasilanie, a w przypadku laptopów również matryca. Popularne awarie dotyczą także pamięci operacyjnej RAM, karty graficznej, płyty głównej, czy przegrzania podzespołów. Do tego dochodzą kłopoty z oprogramowaniem, tj. wirusy, czy spowolnienie pracy, oraz uszkodzenia mechaniczne, wywołane przez użytkowników. Zalanie laptopa herbatą lub sokiem to dość częsta awaria.

Gdy komputer zawiesza się i przestaje odpowiadać, pojawia się problem. Brak rozwiązania prawdopodobnie utrudni wykonywanie dalszej pracy lub całkowicie ją uniemożliwi. W natłoku obowiązków, gdy gonią terminy, nawet drobna awaria klawiatury czy monitora, może wywołać u pracownika poczucie bezsilności. Bez właściwej reakcji na zaistniałą sytuację, rezygnacja pracownika szybko zmieni się w frustrację. Połową sukcesu jest sięgnięcie po specjalistyczną pomoc. Druga część to znalezienie efektywnej formy zgłoszeń.


Automatyzacja powtarzalnych procesów

W wielu firmach komputery, oprogramowanie i internet są fundamentem do wykonywania pracy. Gdy coś z tego obszaru odmawia posłuszeństwa, potrzebujesz błyskawicznej pomocy. Szybką reakcję zapewnia m.in. zautomatyzowany proces zgłoszeń. W sytuacji, gdy nie masz usystematyzowanego działania, pojawiają się kłopoty.

Awaria sprzętu jest problemem, ale jak przekazać stosowne informacje, które pomogą w jego rozwiązaniu? Znajomość nazw elementów sprzętowych, takich jak USB, czy RAM, jest raczej powszechna. Jednakże osoba spoza działu IT nie musi znać szczegółów dotyczących ich działania. Stanowi to jawną przeszkodę w komunikacji. Może zdarzyć się także, że podczas zgłaszania awarii zostaną pominięte istotne informacje, o których osoba zgłaszająca nie wie, a przyjmujący o nie nie dopyta.

Kolejną trudnością w rozwiązaniu zgłoszenia jest forma przekazywania informacji. Długa rozmowa telefoniczna może być wyczerpująca dla obu stron, co generuje niepotrzebne (negatywne) emocje i wzrost prawdopodobieństwa popełnienia błędu. W efekcie pracownik poświęci czas pracy na bezproduktywną rozmowę, którą i tak trzeba będzie powtórzyć.

Istotną kwestią w zgłaszaniu awarii jest także termin realizacji. Podczas zgłoszenia usterki drogą telefoniczną istnieje większe prawdopodobieństwo, że takie zgłoszenie zostanie rozwiązane długo po zakładanym terminie lub całkowicie pominięte.


Korzyści z wdrożenia systemu helpdesk

Korzystanie z oprogramowania typu helpdesk jest skutecznym rozwiązaniem do zgłaszania problemów ze sprzętem komputerowym. Z czego to wynika?

  • Wprowadzając formularz zgłoszeń zyskamy pewność, że wszelkie potrzebne informacje na temat awarii zostaną przekazane, ponieważ system zadaje wcześniej ustalone pytania.
  • Helpdesk przydziela osoby do zadań, wiec wiesz kto zajmuje się sprawą.
  • Nie musisz martwić się terminem realizacji, ponieważ jest ustalony w formularzu. Realizujący zgłoszenie zna też priorytet zadania.
  • Finalnie masz też potwierdzenie, że zgłoszenie zostało podjęte.

    Więcej o korzyściach z wdrożenia helpdesku w firmie, pisaliśmy we wcześniejszym artykule: Naprawy, zgłoszenia serwisowe - jak sobie z nimi radzić?


    Helpdesk IT dla klientów, nie dla pracowników?

    Wiele firm, nie tylko z branży IT, oferuje wsparcie swoim klientom, wykorzystując do tego platformę typu helpdesk. To pomaga zapewnić najwyższą jakość usług i zadowolenie. Natomiast jeśli chodzi o wewnętrzne zgłaszanie problemów, organizacje te często lekceważą potrzebę takiego systemu. Czy pracownicy nie zasługują na taką samą szansę otrzymania pomocy?


    Sprawna organizacja procesów, poznaj FlowBoard

    FlowBoard to oprogramowanie dostępne w przeglądarce internetowej, które wykorzystasz jako helpdesk dla swoich pracowników. Aplikacja wspiera organizację powtarzalnych procesów. Korzystając z pomocy FlowBoard usprawnisz komunikację Twojej firmy z zewnętrznymi dostawcami IT. Zaprosisz ich jako użytkowników do systemu i przypiszesz im odpowiedzialność za realizację zgłoszeń serwisowych z dziedziny IT.

    Możesz też zgłaszać i rozwiązywać problemy z każdego miejsca dzięki aplikacji mobilnej na smartfony. Czy to nie wygodne?

    Chcesz wypróbować FlowBoard? Umów się na demo już dziś!