Gotowy proces składania wniosku o urlop dla pracownika i managera – FlowBoard – A helping hand in routine back-office tasks

wniosek o urlop we FlowBoard

Gotowy proces składania wniosku o urlop dla pracownika i managera

23 STYCZNIA 2019

Odliczasz już dni do wymarzonego i precyzyjnie zaplanowanego urlopu? A może nadarzyła się niesamowita okazja na wyjazd? Niezależnie od tego, czy urlop został zaplanowany dużo wcześniej, czy jest to tzw. last minute - musisz o tym powiadomić swojego szefa, a wraz z tym złożyć wniosek urlopowy.


Składanie wniosku urlopowego – jak wygląda w Twojej firmie?

Poinformowanie przełożonego, a tym samym złożenie wniosku urlopowego to Twój obowiązek, jeśli masz zamiar wybrać się na wypoczynek. Forma składania wniosku nie została sztywno określona w Kodeksie Pracy, który wskazuje, że tę kwestię regulować mają przepisy wewnątrzzakładowe. Wynika z tego, że każda firma może mieć zupełnie inny proces związany z wnioskami urlopowymi. Jak się w tym odnaleźć?

Z przeglądu forum tematycznych i portali branżowych wynika, że sposób przeprowadzenia procesu akceptacji wniosków urlopowych może być skrajnie różny. Zauważono jednak zależność, która odnosi się do wielkości firm. Oto nasze wnioski:

1) Małe firmy często nie mają sformalizowanej polityki urlopowej. Potrzebujesz urlopu? Idziesz porozmawiać o tym ze swoim przełożonym.

2) Duże firmy najczęściej wymagają wniosku urlopowego na piśmie o określonym wzorze, które później przechodzi przez kilkustopniową ścieżkę akceptacji i zostaje zarchiwizowany.

3) Są też firmy, które wdrażają dedykowany system informatyczny, którego jedynym celem jest przetwarzanie wniosków urlopowych.

Jak to wygląda w Twojej firmie? Niezależnie od wielkości firmy i od tego, czy jesteś pracownikiem czy pracodawcą możesz znacznie ułatwić sobie ten proces. Istnieje rozwiązanie pośrednie, które łączy zalety wszystkich wspomnianych wcześniej podejść, jednocześnie będąc łatwiejszym w użyciu i uniwersalnym.


Poznaj FlowBoard - narzędzie wspierające akceptację wniosków urlopowych

Flowboard to narzędzie wspierające powtarzalne procesy, którego możesz użyć m.in. do akceptacji wniosków urlopowych. Użyj gotowego wzoru wniosku urlopowego i dostosuj go pod swoje potrzeby lub stwórz własny wniosek od zera.

Zależnie od organizacji proces akceptacji wniosku może być prosty lub wielopoziomowy.


Jak realizować wnioski urlopowe we FlowBoard?

Proces akceptacji wniosków urlopowych we FlowBoard podlega takim samym zasadom jak wszystkie inne procesy w systemie. Podstawowe informacje jakie musisz określić to:

  • osobę odpowiedzialną (np. jako zmienna “bezpośredni przełożony”),
  • formularz zgłoszeniowy (od kiedy do kiedy, typ urlopu),
  • listę zadań z alternatywnymi ścieżkami (akceptacja / odmowa).
  • Kilka kliknięć wystarczy aby zgłosić wniosek urlopowy we FlowBoard.


    Sprawdź jak skonfigurować proces we FlowBoard w 4 krokach:


    1. Utwórz nowy szablon procesu.

    Wpisz nazwę procesu, np. “Wniosek o urlop wypoczynkowy”. Następnie ustal osobę odpowiedzialną, np. “Przełożony zgłaszającego”, a system sam przekaże proces odpowiedniej osobie.


    2. Zaprojektuj formularz zgłoszeniowy.

    Ustal jakie informacje musi podać wnioskujący, np. pierwszy i ostatni dzień urlopu, typ urlopu (jako lista wyboru), uzasadnienie.


    3. W zadaniach utwórz ścieżkę akceptacji.

    Każde zadanie powinno mieć dwa statusy zamknięcia, np. “Akceptuję” i “Odmawiam”, aby realizator mógł podjąć decyzję. Wybranie jednej z określonych opcji otworzy kolejne zadanie (np. po “Akceptuję”) lub wniosek zostanie odrzucony (np. po “Odmawiam”).

    Możesz wymagać tylko akceptacji przełożonego lub stworzyć wielopoziomową ścieżkę akceptacji, tworząc kilka zależnych od siebie zadań, przeznaczonych dla osób na różnych szczeblach organizacji. Nie zapomnij później przypisać przełożonych w ustawieniach profilowych swoich użytkowników.


    4. Przesyłaj wnioski.

    Po zapisaniu szablonu procesu jest on gotowy do użycia. Od teraz wystarczy kilka kliknięć i wypełnienie krótkiego formularza. Po akceptacji ostatniego zadania w ścieżce, zgłaszający otrzyma powiadomienie mailowe, że jego wniosek został zrealizowany. Pojawi się też informacja, jeśli nie będzie akceptacji urlopu. Przekaż instrukcje swoim pracownikom i zaproś do FlowBoard osoby, które jeszcze nie mają tam konta.

    Takie rozwiązanie pozytywnie wpłynie na Twoją firmę, wnioskujących i osoby decyzyjne:

  • Wszystkie wnioski bieżące i historyczne będą przechowywane w jednym miejscu.
  • Wnioskujący będzie miał ciągły wgląd w status swojego wniosku oraz natychmiastowo dowie się o decyzji.
  • Osoba decyzyjna będzie miała jasność jakie wnioski urlopowe oczekują na decyzję.
  • Wypróbuje FlowBoard za darmo!


    Kalendarz urlopów

    Oprócz narzędzia przetwarzającego wnioski dobrą praktyką jest też prowadzenie kalendarza urlopowego dla Twojego zespołu. My polecamy dwie metody:

    1) Współdzielony kalendarz online (Outlook, Google), do którego będzie miał dostęp każdy w zespole. Po akceptacji urlopu, w kalendarzu należy utworzyć wydarzenie o nazwie “Urlop: Imię i nazwisko” trwające w odpowiednich dniach. Takie rozwiązanie sprawdzi się, jeśli nie ma potrzeby wysokiej koordynacji zastępstw.

    2) Arkusz kalkulacyjny sprawdzi się lepiej niż kalendarz w przypadku zespołów, w których musi być zachowana ciągłość pracy (produkcja, działy wsparcia). Wiersze w arkuszu odpowiadają pracownikom, a kolumny dniom w miesiącu. Osoby, które mogą podjąć zastępstwo, oznaczysz tym samym kolorem. Taka macierz pomaga już na pierwszy rzut oka zauważyć konflikty w przypadku braku osób o wymaganej kompetencji.


    Polityka urlopowa

    Nie zapomnij też o przedstawieniu zasad przyznawania urlopów. Będziesz do tego potrzebować jasnej i publicznie dostępnej polityki wniosków urlopowych. Taka polityka powinna określać m.in.:

  • na ile miesięcy naprzód można wnioskować o urlop,
  • z jakim minimalnym wyprzedzeniem należy wysłać wniosek,
  • w jakich szczególnych okresach urlopy nie będą akceptowane,
  • ile czasu przełożony ma na decyzję o przyznaniu urlopu,
  • na jakiej zasadzie rozstrzygane są konflikty w urlopach i zastępstwach, czyli co decyduje o pierwszeństwie (data wysłania wniosku, staż pracy, uzasadnienie czy własna decyzja przełożonego),
  • kanał składania wniosków.
  • Politykę urlopową możesz wprowadzić do FlowBoard jako opis procesu. Każda osoba będzie mogła przeczytać ją w momencie wysłania nowego wniosku o urlop.


    Przetwarzaj wnioski urlopowe z FlowBoard za darmo

    Już teraz możesz wprowadzić wirtualne wnioski urlopowe w Twoim zespole. Darmowy plan abonamentowy we FlowBoard pozwoli Ci realizować je szybko i płynnie. Sprawdź inne funkcjonalność FlowBoard, może wykorzystasz je również w pozostałej części firmy.

    Sprawdź dostępne plany abonamentowe