Czy prosty opis może wspomóc efektywny obieg faktur? – FlowBoard – A helping hand in routine back-office tasks

Czy prosty opis może wspomóc efektywny obieg faktur?

5 GRUDNIA 2018

Niezależnie w jakiej branży pracujesz najprawdopodobniej na dysku komputera, w biurku, szufladzie posiadasz rachunki. Przetrzymywanie faktur przez pracowników zaburza pracę działu księgowego i naraża firmę na straty. Czy prawidłowe opisanie rachunku może znacząco podnieść efektywność obiegu faktur?

Przekazania faktury do księgowości jest koniecznością, lecz w praktyce to proces rozłożony w czasie. Przypadki przetrzymywania dokumentów na biurku zdarzają się nagminnie. Niedostarczona i nierozliczona faktura przekłada się bezpośrednio na finanse i zyski firmy. Niestety, rozwiązaniem problemu nie jest tylko dostarczenie rachunków w odpowiednim czasie do działu księgowego. Istotą jest przekazanie informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia dokumentu.

Obieg faktury we FlowBoard – zarejestruj się za darmo!


W wielu firmach pracownicy nie przykładają dużej wagi do tego zadania. Najczęstsze opisy sprowadzają się do krótkiej notki, wykonanej długopisem: zakup na użytek firmy lub koszty firmy. Lakoniczny opis i odręczne pismo to już dwa powody do powstania komplikacji przy księgowaniu.

Co z tego wynika dla firmy? Trudność z odczytem tekstu generuje dodatkowe pytania i kolejne maile (to tak jak z nazwą leku na wystawionej odręcznie recepcie od lekarza). Zły opis to błędne zaksięgowanie kosztu (koszty ogólne a nie koszty działu sprzedaży). Nie ujęcie kosztu w prowadzonej inwestycji (niepoprawny wynik). Nie uwzględnienie kosztu w kosztach przychodu (wyższe podatki).


Czy rozwiązaniem jest poczta elektroniczna?

Obecnie wiele faktur otrzymuje się w wersji elektronicznej, a te otrzymane metodą tradycyjną i tak skanuje. Wspomaga to utrzymanie porządku, ale często nie wpływa na prawidłowe opisywanie dokumentów. Należy jednak pamiętać, że samo zadanie pozyskania czy przekazania dokumentu dalej jest częścią większego procesu. Nadzór nad całym cyklem obiegu dokumentu staje się problematyczny i czasochłonny gdy wykorzystujemy w tym celu jedynie pocztę elektroniczną. Osoba przekazująca dokument nie ma bowiem informacji, co dzieje się z nim dalej i czy został zaksięgowany.

Z pomocą przychodzą odpowiednie narzędzia do obiegu dokumentów. Ich zadaniem jest dostarczenie na czas prawidłowo opisanych faktur do odpowiedniego działu w Twojej firmie. Dzięki efektywnemu zarządzaniu Twoje faktury będą księgowane na czas, zgodnie ze stanem rzeczywistym. To pozwoli na otrzymywanie wiarygodnych wyników Twojej działalności biznesowej, a w konsekwencji umożliwi podejmowanie właściwych decyzji.


Sprawny obieg prawidłowo opisanych faktur. Czy jest na to sposób?

Zarządzanie obiegiem faktur nie musi być skomplikowane. Sam z drobną pomocą jesteś w stanie zrobić to prawidłowo. Proponujemy Ci kilka prostych kroków, jak odnieść sukces na tym polu.

1.  Ustal możliwe opisy faktur

Przed ustaleniem możliwych opisów zastanów się, na czym Ci zależy. Jeżeli zależy Ci na tym, aby otrzymywać z księgowości prawidłowy wynik, możesz ustalić jednowymiarowe opisy. Przykładowo będą to koszty sprzedażyi koszty wyposażenia

Jeżeli chcesz poznać bardziej szczegółowe dane, możesz wprowadzić dodatkowe wymiary. Przykładowo będą to koszty działu sprzedaży i koszty działu marketingu. Przydzielając koszty do poszczególnych obszarów działalności, będziesz mógł zweryfikować je z budżetem.

Dokładając kolejne wymiary, uzyskasz jeszcze większe możliwości oceny Twojej działalności. Wystarczy dodatkowy opis mówiący o lokalizacji (Warszawa, Katowice). Wspomoże to lepiej ocenić wyniki działów w tych miastach. Masz ustalone możliwe opisy faktur? Teraz skonsultuj pomysły z innymi współpracownikami. Możliwe, że lista opisów ulegnie zmianie tak, aby zrealizować potrzeby kilku osób.

Formularz z myflowborad.com uwzględniający możliwe opisy faktur

2.  Określ odpowiedzialność

Zastanów się, kto powinien opisywać faktury. Pamiętaj, że prawidłowo opisane faktury to źródło wielu danych. Osoby odpowiedzialne za poprawność opisów powinny cechować odpowiedzialnością i skrupulatnością. W Twojej firmie są obszary, które podlegają szczególnej uwadze? Warto rozważyć wprowadzenie dodatkowej weryfikacji danych. To kolejne ogniwo, które zmniejsza ilości błędów. W przypadku opisywania faktur o dużych wartościach, warto określić, kto może zatwierdzić takie opisy.

Jak powiedział Benjamin Franklin „Czas to pieniądz”. Każde zadanie związane z opisem faktury i jej przekazaniem do właściwej osoby musi mieć termin wykonania. Dobrze przydzielić do konkretnej czynności odpowiedni czas na wykonania.  

Przykład startu procesu umożliwiającego przesyłanie faktur w myflowborad.com

Ustaliłeś zakres odpowiedzialności poszczególnych osób i wiesz ile czasu muszą poświęcić na wykonanie przydzielonych zadań. Czas to ułożyć w ciąg zdarzeń w odpowiedniej kolejności. Zaplanuj kolejne kroki, które mają doprowadzić do zaksięgowania faktury. Pamiętaj, narzędzie do zarządzania fakturami ma jak najbardziej ułatwiać Twoją pracę. Automatyzacja w przydzielaniu zadań jest kluczowa.

3.  Aktualizuj dane

Dynamika zmian i rozwoju przedsiębiorstw sprawia, że istotne jest ciągłe  powracanie do początkowych założeń firmy. Dostosowanie do rynku to koszt, więc zmiany muszą mieć odzwierciedlenie w możliwych opisach faktur. Także powstanie nowego działu wymaga aktualizacji danych. Zwróć także uwagę, czy czasy realizacji w poszczególnych zadaniach są realne do wykonania.  

Przykład rozbudowy możliwych opisów faktur w myflowborad.com


Wsparcie firmy w obiegu faktur

Obieg faktur w każdej firmie wygląda inaczej i nie zawsze jest efektywny. W wielu firmach dochodzi też do szeregu zmian w funkcjonowaniu organizacji. Niezależnie od tego jak zmienia się Twoja firma, możesz wspomóc efektywny obieg faktur. W tym celu warto wykorzystać narzędzie. Tylko wtedy rachunki w Twojej firmie będą księgowane prawidłowo i na czas, a Ty otrzymasz dane potrzebne do podjęcia decyzji.       

Obieg faktury we FlowBoard – zarejestruj się za darmo!