7 rzeczy, o których musisz pamiętać przy odejściu pracownika – FlowBoard – A helping hand in routine back-office tasks

7 rzeczy, o których musisz pamiętać przy odejściu pracownika

7 rzeczy, o których musisz pamiętać przy odejściu pracownika

17 STYCZNIA 2019

Prowadzisz własny biznes i zatrudniasz pracowników? A może to Ty jesteś managerem i kierujesz zespołem? Z pewnością nie raz miałeś okazję rozstać się z współpracownikiem. W wyniku dynamicznych zmiany na rynku pracy, ludzie nie przywiązują się do firm, tak jak jeszcze kilka, czy kilkanaście lat temu. Decyzja o zmianie zatrudnienia przychodzi im łatwiej, bo i rynek pracy oferuje taką możliwość.

Sprawdź jak sprawnie przeprowadzić odejście pracownika – za darmo we FlowBoard!

Mamy obecnie sytuację tzw. rynku pracownika. Co to oznacza? Większą ilość etatów w stosunku do wykwalifikowanych pracowników. Dla pracownika to szansa, by negocjować warunki. Dla Ciebie, walka o dobrego pracownika, jako kluczowego 'zasobu' organizacji.

Niezależnie od strategii i poświęconego czasu na stworzenie dobrych warunków pracy, może się zdarzyć, że otrzymasz informację o odejściu swojego pracownika. Jeśli nie będziesz w stanie przedstawić mu lepszej kontroferty, pozostanie Ci wykorzystać okres wypowiedzenia, aby przygotować firmę na jego odejście i rozstać się w dobrej atmosferze.

Pamiętaj o siedmiu rzeczach, na które należy zwrócić uwagę w przypadku odejścia pracownika z firmy. Jesteś pracownikiem? Może i Ty będziesz musiał pokierować zespołem, gdy role się odwrócą.


1. Zakomunikuj odejście pracownika odpowiednio wcześnie

Informacja o odejściu ważnego pracownika nigdy nie jest łatwa do przekazania innym. Możesz obawiać się, że przez to spadną morale, jednak zastanów się, czy nie jest to lepsze od plotek, które na pewno się pojawią, jeśli nie postawisz sprawy jasno. Zapobiegaj niedopowiedzeniom i odpowiednio wcześniej, zakomunikuj zmianę. Porozmawiaj z odchodzącą osobą i zdecydujcie, kto powinien osobiście przekazać tę informację oraz w jakiej formie.


2. Zadbaj o przekazanie kluczowej wiedzy

Wykorzystaj czas w okresie wypowiedzenia, aby dowiedzieć się jak najwięcej o codziennych obowiązkach odchodzącej osoby. Porozmawiajcie i wspólnie stwórzcie listę zawierającą:

  • główne obowiązki,
  • plan dnia,
  • regularnie powtarzane zadania,
  • ważne pliki i konta do systemów, które będa potrzebne jego następcy,
  • systemy wymagające przeszkolenia,
  • niezamknięte sprawy,
  • osoby spoza firmy, które powinny dowiedzieć się o jego odejściu i następcy.
  • Ta wiedza przyda się szczególnie, jeśli następcę będzie szkolił ktoś inny niż odchodzący pracownik. Wykorzystasz ją też do napisania szczegółowej oferty pracy.


    3. Dopilnuj przekazania zasobów

    Jest mało prawdopodobne, że zapomnisz o odebraniu sprzętu, takiego jak komputer, czy telefon. Pracownik jednak mógł przez lata otrzymać inny sprzęt, o którym nikt nie pamięta. Sprawdź, czy odchodzący pracownik nie powinien zwrócić czegoś z poniższej listy:

  • klucze do biura i karta dostępu,
  • klucze do auta i dowód rejestracyjny,
  • karta do firmowego konta,
  • dyski zewnętrzne i pendrive’y,
  • monitor, słuchawki, klawiatura, mysz i inne akcesoria komputerowe,
  • ubranie robocze.
  • Dobrą praktyką jest więc prowadzenie bazy zasobów przypisanych do pracowników, aby w jednym miejscu mieć wszystkie informacje. Możesz wykorzystać do tego m.in. oprogramowanie Log System.


    4. Dopełnij formalności i rozliczeń

    To najważniejsza kwestia z punktu widzenia prawa. Twoja firma jest zobowiązana dopełnić formalności kadrowych w określonym czasie, po ustaniu stosunku pracy. Pamiętaj o tych obowiązkach:

  • W ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy musisz wystawić byłemu pracownikowi świadectwo pracy oraz wyrejestrować z ZUS jego i ewentualnie członków rodziny.
  • Na początku kolejnego roku kalendarzowego pamiętaj o przygotowaniu i przesłaniu pracownikowi oraz właściwemu Urzędowi Skarbowemu druku PIT-11, który zawiera podsumowanie pobranych zaliczek na podatek dochodowy.
  • Na pisemny wniosek pracownika firma będzie zobowiązana wystawić taki druk wcześniej - do 14 dni od złożenia wniosku.
  • Dopilnuj też, aby w aktach osobowych mieć podpisane wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę.
  • Jeśli pracownik miał dodatkowe benefity - ubezpieczenie medyczne lub kartę sportową, pamiętaj aby anulować jego członkostwo.
  • Przed ostatnią wypłatą oblicz też należny ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Sprawdź też, czy pracownik nie ma żadnych zaległych delegacji oczekujących na rozliczenie lub faktur kosztowych opłaconych z własnej kieszeni.

  • 5. Przeprowadź Exit Interview - wywiad wyjściowy

    Nie pomijaj szansy na dowiedzenie się, co trzeba poprawić, aby twoja firma stała się lepszym miejscem pracy dla pozostałych osób. Jednym z najlepszych sposobów uzyskania wiarygodnych i szczerych opinii jest wywiad wyjściowy. Pracownik może wtedy pozwolić sobie na szczerość. Nie ma już przecież nic do stracenia. Słowa mogą być trudne do przełknięcia, szczególnie jeśli problemem był bezpośredni przełożony (co według badania Gallup’a przekłada się na 50% przypadków odejść pracowników). Lepiej będzie, jeśli rozmowę przeprowadzi osoba z działu kadr. Przykładowe pytania mogą dotyczyć:

  • Jakie były powody rozpoczęcia poszukiwania nowej pracy?
  • Czy czułeś, że management doceniał to co robisz?
  • Czy miałeś odpowiednie narzędzia, przeszkolenie i wsparcie, aby wykonywać dobrze swoją pracę?
  • Co lubiłeś w swojej pracy?
  • Co powinniśmy poprawić w naszej firmie?
  • Pod jakimi warunkami wziąłbyś pod uwagę powrót do naszej firmy w przyszłości?
  • Zebranie informacji to nie wszystko - należy ustalić procedurę, co zrobić z zebranymi informacjami, aby nie zmarnować szansy na wprowadzenie zmian. Można na przykład anonimizować raporty z wywiadów i okresowo prezentować je zarządowi. Pamiętaj jednak, że wywiad wyjściowy nie jest obowiązkiem i pracownik może odmówić takiej rozmowy.


    6. Zadbaj o miłe pożegnanie i zostaw otwarte drzwi

    Zadbaj o to, aby ostatni dzień był przyjemny dla odchodzącego pracownika i zespołu, na przykład:

  • Przekaż wszystkim do podpisania pamiątkową kartkę z życzeniami.
  • Zaproś zespół na pożegnalny lunch lub skróć dzień pracy i zorganizuj happy hour, aby wszyscy mieli szansę porozmawiać, pożegnać się z odchodzącą osobą.
  • Takie podejście pomoże Ci zostawić otwarte drzwi, jeśli w przyszłości chciałby wrócić albo polecić was znajomym. Zachowaj więc osobę w bazie kandydatów do pracy. Dobrym pomysłem jest też prowadzenie grupy absolwentów swojej firmy na LinkedIn, z którymi możesz pozostać w kontakcie, długo po ich odejściu.


    7. Upewnij się, że wszystkie sprawy zostały zamknięte

    Po pożegnaniu pracownika upewnij się, że wszystkie małe sprawy zostały wzięte pod uwagę. Sprawdź czy:

  • dostępy do systemów zostały odebrane,
  • hasła we współdzielonych kontach zostały zmienione,
  • poczta i telefon zostały przekierowane,
  • schemat organizacyjny został zaktualizowany,
  • biurko i szafki zostały sprzątnięte.
  • Musisz mieć to na uwadze szczególnie teraz, po wejściu RODO. Pracownik po ustaniu stosunku pracy nie powinien mieć dostępu do danych osobowych klientów i partnerów Twojej firmy, a takie dane z pewnością zawierają poczta email oraz systemy informatyczne.


    Usprawnij proces odejścia pracownika dzięki Flowboard

    Ilość spraw, których powinno się dopilnować w trakcie odejścia pracownika może przysporzyć bólu głowy, a skala problemu rośnie wraz z wielkością Twojej firmy. Próba pamiętania tego wszystkiego bez odpowiedniego narzędzia w końcu poskutkuje, nie wypełnieniem jednego z ważnych obowiązków, np. wystawienia świadectwa pracy. Pamiętaj, że za takie zaniedbanie możesz zapłacić karę!

    Przykład checklisty w procesie odejścia pracownika (FlowBoard).


    Na szczęście możesz skorzystać z gotowych i darmowych rozwiązań, takich jak FlowBoard. Załóż konto, stwórz swoją listę zadań do realizacji przy odejściu pracownika (lub dostosuj listę przygotowaną przez nas) i wielokrotnie uruchamiaj proces odejścia pracownika jednym kliknięciem. Za każdym razem FlowBoard wygeneruje i przekaże zadania odpowiednim osobom w Twojej firmie i będzie pilnować ich terminowej realizacji.


    Wypróbuj już dziś FlowBoard - zarejestruj się za darmo!